Datenschutzerklärung für Bewerber

Stand: Juli 2023

mit der vorliegenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren,

• welche personenbezogenen Daten wir erheben, speichern, verarbeiten, sperren und löschen (zusammen als „Verarbeitung“ bezeichnet),
• wofür wir sie nutzen,
• wie Sie der Nutzung widersprechen bzw. Einwilligungen widerrufen können und
• welche sonstigen Rechte Sie als Betroffene haben und wie Sie diese wahrnehmen können.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO ist:
Lomapharm GmbH
Langes Feld 5
31860 Emmerthal
Telefon: +49 (0) 5155-2791-0
Telefax: +49 (0) 5155-2791-219
E-Mail: service@lomapharm.de

2. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihre Bewerbung zu bearbeiten.

3. Welche Quellen und Daten nutzt die Lomapharm GmbH?

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses von unseren Bewerbern erhalten.

Die von uns verarbeitenden personenbezogenen Daten umfassen insbesondere:

• Stamm- und Rahmendaten (z.B. Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtsdatum),
• Informationen zu Schule, Ausbildung und bisherigen Berufen,
• Informationen zu allgemeinen Kompetenzen,
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und Zertifikate),
• sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.

4. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auf folgenden Rechtsgrundlagen:

4.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 b DS-GVO)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Antrag des Bewerbers erfolgen.

4.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DS-GVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir personenbezogene Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.

Dies umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten und Prozesse:

• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs unseres Unternehmens,
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten (z.B. im Rahmen der gerichtlichen Überprüfung behaupteter AGG-Verstöße),
• Identifizierung von Folgebewerbungen auf Grundlage Ihrer Rahmendaten (Name, Geburtsdatum, Mailadresse und die Bezeichnung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben),
• Abgleich mit über das gesetzlich vorgeschriebene hinausgehenden aber üblichen Sanktionslisten.

4.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

Eine uns erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf der Einwilligung nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt.

Der Widerruf einer Einwilligung, die Sie uns erteilt haben, kann kostenlos und formlos an unsere unter Ziff. 1 genannten Kontaktdaten erfolgen. Bei einem telefonischen Widerruf bitten wir Sie ggf. um einen ergänzenden Nachweis Ihrer Identität auf einem anderen Weg.

4.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 e DS-GVO)

Wie jedes Unternehmen unterliegt auch die Lomapharm GmbH zahlreichen rechtlichen Verpflichtungen, die eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten notwendig macht. Als Beispiel können hier z.B. Identifizierungspflichten zur Geldwäscheprävention, die Einhaltung steuerlicher und arzneimittelrechtlicher Dokumentationspflichten oder der Abgleich mit gesetzlich vorgeschriebenen Sanktionslisten (z.B. Prüfung von Zahlungsempfängern im Rahmen des Ersatzes von Reisekosten des Bewerbers) genannt werden.

5. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Zur Bearbeitung einer Bewerbung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

6. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Lomapharm GmbH erhalten diejenigen Stellen und Abteilungen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung benötigen.
Eine Weitergabe an sonstige Empfänger außerhalb der Lomapharm GmbH erfolgt nur bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage (z.B. gesetzliche Verpflichtung, Einwilligung).

7. Werden Daten an Unternehmen in Drittländern oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet im Rahmen von Bewerbungen grundsätzlich nicht statt. Sollte eine solche Übermittlung im Einzelfall notwendig sein (z.B. weil Sie sich auf eine außerhalb der EU befindliche Stelle bewerben) werden wir Sie über mögliche Risiken einer Datenübermittlung gesondert informieren und um Ihre ausdrückliche Einwilligung bitten.

8. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur solange es für die Erfüllung der oben beschriebenen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Ihre Bewerbungsdaten werden (mit Ausnahme von Name, Mailadresse, Geburtsdatum, Stelle auf die Sie sich beworben haben) 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses automatisch im Bewerbermanagementsystem gelöscht. Ihr Name, Geburtsdatum, Mailadresse und die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, werden nach drei Jahren gelöscht.

Sind die Daten für die Erfüllung der oben beschriebenen Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

9. Welche Rechte habe ich als Betroffener?

Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO. Bei einer Anfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir Sie ggf. um einen ergänzenden Nachweis Ihrer Identität auf einem anderen Weg. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

Weiterhin steht Ihnen das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO zu und Sie können einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage der Artikel 6 Abs. 1 e oder f DSGVO jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.